Résumé

Dans cette réunion, le présentateur principal explique le fonctionnement des boîtes mail partagées et la gestion des e-mails dans cet environnement. Il détaille comment accéder aux boîtes partagées, traiter les e-mails en attente, et affecter des tâches à différents collaborateurs. Le locuteur souligne l’importance de la collaboration et de la visibilité dans la gestion des e-mails partagés, en montrant comment les actions effectuées sur un e-mail sont visibles pour tous les collaborateurs ayant accès à la boîte partagée. Il explique également comment utiliser les gestionnaires de tâches pour organiser le travail et comment marquer rapidement les e-mails comme traités lorsqu’aucune action particulière n’est nécessaire.

Chapitres

Accès et fonctionnement des boîtes mail partagées

Le présentateur explique que les e-mails destinés aux adresses partagées ne sont pas visibles dans les éléments non-lus personnels. Il indique qu’il faut accéder à un espace appelé ‘boîtes partagées’ pour les consulter. Le fonctionnement est légèrement différent des boîtes personnelles, car les e-mails restent en attente même après avoir été lus.

Gestion des e-mails en attente

Le présentateur détaille comment traiter les e-mails en attente. Il explique qu’il faut utiliser les gestionnaires de tâches pour décider du sort de chaque e-mail. Il montre comment affecter un e-mail à soi-même ou à un collaborateur, en définissant la priorité et la date de traitement.

Visibilité et collaboration dans la gestion des e-mails

Le présentateur souligne l’importance de la visibilité dans la gestion des e-mails partagés. Il explique que lorsqu’un e-mail est affecté à un collaborateur, cette information est visible pour tous ceux qui ont accès à la boîte partagée. Cela permet à chacun de savoir qui est responsable du traitement de chaque e-mail.

Traitement rapide des e-mails d’information

Le présentateur montre comment traiter rapidement les e-mails qui ne nécessitent pas d’action particulière. Il explique qu’on peut utiliser la ‘baguette magique’ pour marquer ces e-mails comme traités, ce qui permet de les gérer efficacement sans avoir à les affecter à quelqu’un en particulier.

Actions

1. Le présentateur mentionne qu’il faut consulter les boîtes partagées pour accéder aux e-mails destinés aux adresses partagées.

1. Le présentateur indique qu’il faut utiliser les gestionnaires de tâches pour décider du sort des e-mails en attente.

1. Le présentateur explique qu’il faut affecter les e-mails à soi-même ou à un collaborateur en définissant la priorité et la date de traitement.

1. Le présentateur suggère de rafraîchir les éléments en attente de la boîte partagée après avoir affecté un e-mail.

1. Le présentateur recommande d’utiliser la ‘baguette magique’ pour marquer rapidement comme traités les e-mails qui ne nécessitent pas d’action particulière.